Danes je 21.6.2021

Input:

E-računi v javnem sektorju

11.12.2015, , Vir: Verlag Dashöfer

4.4.7 E-računi v javnem sektorju

Anica Žgajnar

Elektronski račun (v nadaljevanju e-račun) je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Izdan je v standardni elektronski obliki v skladu s predpisanimi tehničnimi in drugimi pogoji.

E-račune namesto v svoj poštni nabiralnik brezplačno prejemate v spletno banko, kjer jih lahko tudi pregledujete in plačujete. Pogoj za prejemanje e-računov je uporaba spletne banke, ki omogoča prejemanje e-računov. Spletna banka je namenjena fizičnim osebam in zasebnikom. Pogoj za uporabo spletne banke je kvalificirano digitalno potrdilo, ki ga izda javni overitelj. Računi so elektronsko podpisani s kvalificiranim digitalnim potrdilom izdajatelja, kar zagotavlja verodostojnost podatkov na e-računu.

Proračunski uporabniki pa prejemajo in izdajajo račune preko spletne aplikacije UJPnet.

Glede na zakonske zahteve mora od 1.1.2015 celotna javna uprava prejemati izključno e-račune. To pomeni, da morajo vsi proračunski uporabniki

- Od 1.1.2015 obvezno prejemati e-račune (razen od dobaviteljev iz tujine) in

- Izdajati e-račune proračunskim uporabnikom

Gospodarske družbe in fizične osebe z dejavnostjo si med seboj lahko izstavljajo račune v papirni ali elektronski obliki, medtem ko morajo proračunskim uporabnikom izdati račun zgolj v elektronski obliki.

Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP) je enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo e-računov za javni sektor oziroma proračunske uporabnike. Proračunski uporabniki lahko dostavljajo e–račune le prek UJP.

Pravne in fizične osebe pa lahko pošiljajo račune proračunskim uporabnikom na naslednje načine:

- Preko bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov preko Bankarta

- Preko ponudnikov elektronskih poti s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe

- Preko UJP, kjer je omogočen ročni vnos e-računov za manjše izdajatelje, ki javnemu sektorju pošiljajo največ 5 računov mesečno


Zakonodaja, ki ureja področje e–računov

Izmenjavo e–računov pri proračunskih uporabnikih urejajo naslednji zakoni in pravilniki:

- Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU) (Ur. list RS, št. 59/2010 in 111/2013)

- Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (Ur. list RS, št. 9/11, 109/12, 75/14, 94/14), v nadaljevanju pravilnik o standardih in pogojih

- Pravilnik o načinu izvajanja nalog podpore za spletno plačevanje storitev proračunskih uporabnikov prek sistema spletnih plačil, ki ga upravlja Uprava Republike Slovenije za javna plačila (Ur. list RS, št. 59/10 in 111/13, 92/14 in 75/15)

Poslovanje z e-računi pa urejajo naslednji zakoni in podzakonski akti:

- Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) Uradni list RS, št. 98/04 - uradno prečiščeno besedilo, 61/06 - ZEPT in 46/14)

- Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št. 77/2000, 2/2001 in 86/2006).

- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) (Ur. list RS, št. 30/2006 in 51/14)

- Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) (Uradni list RS, št. 13/11 - uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14 in 90/15)

Specifična področja poslovanja z elektronskimi dokumenti, kot je plačilni promet, delovanje javne uprave, veljavnosti računov v davčnih postopkih, pa urejajo še drugi predpisi in zakonodaja vezana na posamezno vsebinsko področje.

E-računi morajo ustrezati vsem standardom na področju računovodstva, davkov, varnosti, arhivske zakonodaje, omogočeno pa mora biti tudi elektronsko podpisovanje računov.

Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 uvaja enakovredno obravnavo papirnatih in elektronskih računov. V skladu z določbo četrtega odstavka 84. člen ZDDV-1 pa morajo biti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo računov.

Izmenjava e-računa

Izmenjava e-računov je proces posredovanja e-računa od izdajatelja do prejemnika e-računa. UJP ima sklenjen dogovor z več ponudniki storitev izmenjave e–računov ter zagotovljeno izdajanje računov tudi prek portala UJP.

E-Računi morajo biti pripravljeni v posebni elektronski strukturi, ki se imenuje e–slog. Gre za enotno obliko računa, ki ga je definirala Gospodarska zbornica Slovenije.

Ker zakon predvideva elektronsko obliko računa tako pri prejetih kot tudi izdanih računih, je pri vseh proračunskih uporabnikih povzročilo spremembe pri delu tako v komercialni službi,

Za uspešen prehod na e-račune pa je ključna ustrezna IT podpora, ki mora povezati informacijski sistem proračunskega uporabnika z informacijskim sistemom elektronske banke UJPnet. Zaradi poenostavitve poslovanja pa je že v pogodbo smiselno navesti, da se dobavitelj zavezuje, da bo vse račune od 1.1.2015 pošiljal v elektronski obliki.

V kolikor se pri proračunskem uporabniku uporablja več različnih sistemov za prejemanje ali izdajanje računov, je smiselno število uporabljenih aplikacij zreducirati, saj je vzdrževanje enotnega informacijskega sistema za prejete in izdane elektronske račune bistveno enostavneje in ceneje.

Sestava e-računa

Račun je izdan v e – slogu. To je enotna standandizirana oblika, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije.

Račun vsebuje ovojnico s potrebnimi podatki za usmerjanje računa. Ovojnica omogoča, da se e-račun prenese po e-bančnih poteh od izdajatelja k prejemniku kot priponka.

Ovojnica vsebuje naslednje sklope:

- Podatki za usmerjanje, ki predstavljajo podatke o identifikacijo izdajatelja in prejemnika e-računa;

- Datum in čas nastanka e-računa in tip dokumenta;

- Podatke o načinu plačila, namen nakazila, referenca izdajatelja računa;

- Ime prilog, navedbo tipa prilog in opis prilog.

Znotraj ovojnice se nahajajo podatki e-računa, ki so naslednji:

- Glava računa, ki vsebuje podatke o številki računa, naslovu, obdobju opravljene storitve, datumu izdaje, kraju izdaje, valuti, datumu