5.4 Inventura 2025- redni letni popis in popisne razlike ter usklajevanje terjatev, obveznosti in dolgoročnih finančnih naložb do proračunskih uporabnikov in drugih ter sredstev prejetih v upravljanje
Polona Gostan, Preizkušeni računovodja javnega sektorja, Preizkušeni državni notranji revizor
Zakon o računovodstvu določa, da morajo vse pravne osebe ob koncu poslovnega leta preveriti in uskladiti dejansko stanje svojih sredstev ter obveznosti do virov sredstev z evidentiranim knjigovodskim stanjem. To storijo s popisom (36. člen).
Prav tako morajo ob zaključku leta posebej uskladiti medsebojne obveznosti in terjatve –med proračuni in pravnimi osebami, ki financirajo programe drugih javnih zavodov (37. člen).
Za določene vrste premoženja, kot so knjige, umetnine, muzejski predmeti ali arhivsko gradivo, zakon dopušča, da se popis opravi redkeje – največ vsakih pet let (38. člen).
Popis se praviloma opravi na dan 31. decembra, lahko pa tudi med letom – denimo ob statusnih spremembah ali prenehanju delovanja (39. člen).
Po opravljenem popisu mora poročilo o popisu obravnavati pristojni organ zavoda oziroma organizacije. Ta odloča o knjiženju presežkov in primanjkljajev, odpisih neizterljivih terjatev in o morebitni odgovornosti zaposlenih za nastale razlike (40. člen).
V posebnih primerih, kot so uničenje ali odtujitev osnovnih sredstev oziroma trajna izločitev iz uporabe, se opravi izreden odpis. Za tak odpis morajo proračunski uporabniki in druge osebe javnega prava pridobiti soglasje ustanovitelja, če je to določeno v ustanovitvenem aktu (43. člen).
Usklajevanje računovodskih postavk
Pred pripravo letnega poročila (LP) je treba preveriti predvsem naslednje:
- ali so vsi poslovni dogodki in knjigovodske listine popolno in pravilno knjiženi v poslovne knjige (ena od kontrol je tudi usklajenost stanja na TRR z izpiskom UJP),
- ali so vsi prejeti in izdani računi ter zahtevki do financerjev knjiženi v ustrezno poslovno leto,
- ali so časovne razmejitve pravilno evidentirane in ob koncu…
