5.6.1 Izdelava letnega poročila za javne zavode
Evgenija Javornik, dopolnila Polona Gostan za leto 2022
Novosti v letu 2022 v tem članku izvirajo iz sprememb zakonodaje in so podane kot opozorilo in označene z grafičnim znakom (!).
Spremembe predpisov, ki so veljale v letu 2022, so napisane v krepki pisavi.
- Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (5088/2009 Ur.l.RS) (Ur. list RS 112/09 s spremembami in dopolnitvami), sprememba v letu 2022 (Ur. list RS 203/2021 in 158/22)
- Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 50/07, s spremembami in dopolnitvami), sprememba, ki se nanaša na javne zavode v letu 2022 (Ur. list RS 11/2022)
- Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2) (Uradni list RS, št. 117/06, s spremembami in dopolnitvami), sprememba v letu 2022 v Ur. listu 172/21
Pravna podlaga za letno poročilo za javne zavode 2022
Letno poročilo javnega zavoda je sestavljeno iz:
- Poslovnega poročila
- Računovodskega poročila
Računovodsko poročilo pa je sestavljeno iz:
- Računovodskih izkazov
- Pojasnil k računovodskim izkazom
V poslovnem poročilu so opisane dejavnosti zavoda, predstavljena organiziranost ter kazalniki poslovanja s komentarji. Podano je tudi poročilo o doseženih ciljih, izvedbi programa dela ter projektov.
Računovodsko poročilo predstavlja podrobno analizo postavk računovodskih izkazov (po 26. členu Pravilnika o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava), računovodske izkaze in obvezne priloge k računovodskim izkazom, obrazložitev poslovanja po dejavnostih ter primerjavo s preteklim letom.
Letno poročilo prikazuje poslovno in koledarsko obdobje od 1. januarja do 31. decembra.
Glavni namen letnega poročila je, da tako zunanjim kot notranjim uporabnikom zagotovi jasne in prepričljive informacije o preteklem, sedanjem in prihodnjem poslovanju javnega zavoda. Eden pomembnejših zunanjih uporabnikov letnega poročila je resorno Ministrstvo, ki ga je javni zavod na podlagi zakonskih določb dolžan seznaniti s poslovanjem.
Pomembno vodilo pri izdelavi letnega poročila je njegova informativnost, pri čemer razkrivamo, tako obvezne kot tudi dodatne, prostovoljne vsebine. Pri izdelavi letnega poročila se osredotočimo na čim boljše informiranje javnosti o uspešnosti poslovanja in finančnem položaju zavoda. Uporabnikom letnega poročila mora zagotoviti resničen in pošten prikaz finančnega stanja ter poslovnega izida javnega zavoda. Velik poudarek je tudi na razkritjih, pri katerih se upošteva pomembnost informacij, ki so v pomoč pri razumevanju in ocenjevanju premoženjskega stanja zavoda.
Predpisi o sestavljanju letnih poročil
Vsebina letnega poročila javnega zavoda je opredeljena v več zakonskih in podzakonskih aktih in sicer (spremembe iz 2022 odebeljene):
- Zakon o javnih financah (Ur. list RS 11/11 s spremembami in dopolnitvami)
- Zakon o računovodstvu (Ur. list RS 23/99 s spremembami in dopolnitvami)
- Pravilnik o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (5618/2002 Ur.l.RS) (Ur. list RS 115/02 s spremembami in dopolnitvami), zadnja sprememba v letu 2021 ((Ur. list RS, št.153/2021)
- Pravilnik o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava (5842/2003 Ur.l.RS) (Ur. list RS 134/03 s spremembami in dopolnitvami)
- Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (5088/2009 Ur.l.RS) (Ur. list RS 112/09 s spremembami in dopolnitvami), sprememba v letu 2022 (Ur. list RS 203/2021 in 158/22) – dodani novi konti
- Pravilnik o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev (1836/2005 Ur.l.RS) (Ur. list RS 45/05 s spremembami in dopolnitvami)
- Slovenski računovodski standardi (2016) (Uradni list RS, št. 95/15, 74/16 – popr., 23/17, 57/18 in 81/18)
- Navodilo o pripravi zaključnega računa državnega in občinskega proračuna ter metodologije za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih neposrednih in posrednih uporabnikov proračuna (Ur. list RS 12/01 s spremembami in dopolnitvami)
- Pravilnik o opredelitvi pridobitne in nepridobitne dejavnosti (Uradni list RS 109/07 s spremembami 68/09), zadnja sprememba v letu 2021 (Uradni list RS 137/21)
- Navodilo o predložitvi letnih in zaključnih poročil ter drugih podatkov poslovnih subjektov (3784/2016 Ur.l.RS) (Ur. list RS 86/16) in (Ur. list RS 76/17 – sprememba se ne nanaša na osebe javnega prava)
- Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 50/07, s spremembami in dopolnitvami), sprememba, ki se nanaša na javne zavode v letu 2022 (Ur. list RS 11/2022) glede izvajanja tržne dejavnosti,
- Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2) (Uradni list RS, št. 117/06, s spremembami in dopolnitvami), sprememba v letu 2022 v Ur. listu 172/21 - spremembe in novosti glede olajšav ter v Zakonu za zmanjšanje neenakosti in škodljivih posegov politike ter zagotavljanje spoštovanja pravne države (ZZNŠPP) (Ur.l. 105/22) - odhodki iz 31. člena ZDDPO-2 v prihodnje ostajajo na ravni 50% priznane vrednosti v letu 2023. Za leto 2022 pa velja izjema 60% - to so stroški reprezentance in stroški nadzornega sveta oziroma drugega organa, ki opravlja zgolj funkcijo nadzora.
Poleg zakonskih predpisov ima javni zavod tudi interne akte, ki zagotavljajo uspešno uporabo zakonov z definiranjem podrobnosti vrednotenja sredstev, notranjih nadzorov ter delitve dejavnosti na nepridobitno in pridobitno ter na javno in tržno dejavnost.
Zadnja sprememba Pravilnika o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, sprememba v letu 2021 (Ur. list RS, št.153/2021) veljala prvič za zaključni račun za leto 2021.
»Izjava predstojnika o notranjem nadzoru javnih financ je del poslovnega poročila neposrednega in posrednega uporabnika državnega ali občinskega proračuna, ZZZS, ZPIZ in javnega sklada, v kateri njegov predstojnik oziroma poslovodni organ izjavlja, da ima vzpostavljen primeren sistem notranjega nadzora javnih financ, ki deluje in se ustrezno vzdržuje ter zagotavlja, da so ustrezno obvladovana vsa tveganja za doseganje ciljev, pravilnosti poslovanja in poročanja.«.
»Sestavni del poslovnega poročila neposrednega in posrednega uporabnika državnega ali občinskega proračuna, ZZZS, ZPIZ in javnega sklada je tudi izjava predstojnika o notranjem nadzoru javnih financ.«.
Sprememba Pravilnika o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Ur. list RS 80/19) določa, da se obrazec Izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov po načelu denarnega toka, ki je Priloga 3/A, nadomesti z novim obrazcem, ki je priloga in sestavni del tega pravilnika. Določba je pričela veljati 28. 12. 2019, veljala je že za zaključni račun leta 2019.
Pomembna sprememba v razporeditvi javne službe in tržne dejavnosti (veljalo že za zaključni račun 2019):
- 7103 Prihodki od premoženja (Prihodki od najemnin, zakupnin in drugi prihodki od premoženja, AOP 487) se vključujejo pod postavko (B) Drugi prihodki za izvajanje dejavnosti javne službe
- 7130 Prihodki od prodaje blaga in storitev (Prihodki od prodaje blaga in storitev na trgu, AOP 432) se vključujejo pod postavko (2) Prihodki od prodaje blaga in storitev na trgu
Zadnja sprememba Pravilnika o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava (Ur. list RS, št. 82/18). Sprememba v letu 2019 povezana s poslovnimi najemi.
Pomembno: »Opredmetena osnovna sredstva, dana v poslovni najem, se izkazujejo v poslovnih knjigah najemodajalca, pri najemniku pa se najemnine iz najema pripoznajo kot odhodki.«
Letna poročila pravnih oseb javnega prava
Pravne osebe javnega prava predložijo za namen javne objave in državne statistike letno poročilo, sestavljeno iz računovodskih izkazov, pojasnil k izkazom in poslovnega poročila v dveh mesecih po koncu koledarskega leta.
Neposredni in posredni proračunski uporabniki izpolnijo tudi obrazec Izjavo o oceni notranjega nadzora javnih financ.
Predlaganje letnih poročil javnih zavodov
Javni zavodi morajo v skladu z 51. členom Zakona o računovodstvu pripraviti letna poročila do zadnjega dne v februarju.
Tako mora biti letno poročilo za leto 2022 pripravljeno in predloženo na AJPES do zadnjega dne v februarju – za leto 2022 velja, do torka, 28. februarja 2022.
Zakon o računovodstvu
21. člen Zakona o računovodstvu določa, da letno poročilo sestavlja:
- računovodsko poročilo (bilanca stanja, izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov, pojasnila k izkazom) in
- poslovno poročilo.
Javni zavodi so dolžni predložiti letna poročila preko spletnega portala AJPES, za zagotovitev javnosti poslovanja in za državno statistiko.
Javni zavodi predložijo podatke iz letnega poročila ter druge podatke na poenotenih obrazcih izključno preko spletne aplikacije AJPES:
- z neposrednim vnosom podatkov ali
- z uvozom XML datoteke, ki jo pripravijo iz Excelove preglednice oziroma jo izdelajo sami v skladu s kontrolno shemo XSD, na podlagi katere so za posamezno vrsto poslovnega subjekta pripravljeni tudi vzorci XML in objavljeni na spletnem portalu AJPES.
Javni zavodi predložijo računovodske izkaze in obrazec Izjavo o oceni notranjega nadzora javnih financ z neposrednim vnosom podatkov v spletno aplikacijo, letno poročilo (poslovno poročilo in računovodsko poročilo, ki vključuje pojasnila k izkazom) pa z uvozom PDF datoteke.
Pri tem velja izpostaviti, da pravne osebe javnega prava lahko potrdijo podatke le s kvalificiranim digitalnim potrdilom.
Vnesene podatke na portalu AJPES je potrebno po vnosu potrditi (tako računovodske izkaze kot tudi podatke v PDF datoteki).
Potrditev podatkov je možna le s:
- kvalificiranim digitalnim potrdilom, pri čemer je potrebno predhodno predložiti na AJPES izpolnjeno in podpisano obvestilo o uporabi kvalificiranega digitalnega potrdila za podpisovanje letnih poročil.
Javni zavod mora skupaj z letnim poročilom preko spletne aplikacije AJPES predložiti tudi Izjavo o oceni notranjega nadzora javnih financ.
Javni zavodi morajo letna poročila do konca meseca februarja predložiti tudi ministrstvu, v pristojnost katerega sodi njihova dejavnost ter ministrstvu za finance na njegovo zahtevo.
Osnovne šole in glasbene šole (katerih ustanovitelj je občina) ne pošiljajo letnega poročila na MIZŠ, letno poročilo in računovodske izkaze posredujejo ustanovitelju.
LETNO POROČILO SESTAVLJA:
- poslovno poročilo,
- računovodsko poročilo (bilanca stanja, izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov, pojasnila k izkazom).
Poslovno poročilo javnega zavoda za leto 2022
V poslovnem poročilu javni zavod poda informacije o svojem delovanju. Poslovno poročilo pripravi poslovodni organ – predstojnik na podlagi poročil in informacij, ki jih pridobi v službah oziroma enotah, ki sestavljajo javni zavod.
Vsebina poslovnega poročila javnega zavoda ni v celoti predpisana. Del vsebine poslovnega poročila predpisujeta Navodilo o pripravi zaključnega računa državnega in občinskega proračuna ter metodologije za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih neposrednih in posrednih uporabnikov proračuna ter Pravilnik o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava.
V poslovnem poročilu predstojnik predstavi delovanje javnega zavoda za poslovno leto. Podatke za sestavo poročila dobi predstojnik v računovodski službi (glede finančnega poslovanja) in v službah oziroma enotah, ki sestavljajo javni zavod (glede izvajanja dejavnosti, javne službe, izpolnitve programa dela, delovnega načrta, drugo).
Poslovno poročilo naj bo pregledno oblikovano in naj vključuje zbir rezultatov dela v poslovnem letu. Podlaga za pripravo poslovnega poročila je finančni načrt in program dela, letni delovni načrt, v katerem so navedeni cilji javnega zavoda.
Poslovno poročilo je razdeljeno na tri sklope:
- Splošni del
- Posebni del
- Poročilo o doseženih ciljih in rezultatih
- Izjava o notranjem nadzoru javnih financ (novo, UL RS 153/2021)
Splošni del: obsega predstavitev javnega zavoda, kjer podamo podatke o nazivu, sedežu, davčni in matični številki ter ustanoviteljih. Prav tako predstavimo organiziranost javnega zavoda, njegovo vodstvo, organe, opis dejavnosti zavoda in veljavno zakonodajo, ki jo mora zavod pri svojem delu upoštevati.
Posebni del: obsega opisna poročila o izvedbi programov, dejavnosti in projektov javnega zavoda. Vsaka enota oziroma področje dela je opisno podrobneje predstavljeno in kdo je za te enote oziroma področje konkretno odgovoren (pedagoški vodja, vodja programov, vodja enot, vodja kuhinje, vzdrževanja).
Poročilo o doseženih ciljih in rezultatih: obsega poročilo o uresničitvi ciljev, določenih v obrazložitvi finančnega načrta ali programa dela ter vsebuje analize preteklih dogajanj ter plane za prihodnje poslovanje.
Vodstvo mora podati tudi oceno delovanja sistema notranjega finančnega nadzora in poročilo o novih investicijah, uspešnosti realizacije posameznih projektov ter o morebitnih vzrokih za njihovo odstopanje od zastavljenih ciljev.
Splošni del poslovnega poročila je sestavljen iz naslednjih vsebinskih sklopov
1. Predstavitev javnega zavoda, kjer so podani podatki o nazivu, sedežu, davčni in matični številki, ime ustanovitelja
2. Organiziranost javnega zavoda in pravne podlage za delovanje
3. Predstavitev vodstva javnega zavoda in funkcije, ki jih opravljajo njegovi člani
4. Poročilo direktorja
5. Poročilo predsednika sveta zavoda in upravnega odbora oziroma nadzornega sveta
6. Poročilo sveta zavoda – ali strokovnega sveta
7. Opis dejavnosti javnega zavoda, zaradi katerih je ustanovljen z opisom glavnih nalog zavoda
8. Opis razvoja javnega zavoda, kjer opišemo razvoj zavoda v zadnjih letih ter njegov položaj v okolju. Poudarimo tudi prednosti, ki jih ima glede na pridobljeni položaj.
9. Opis vpliva okolja na delovanje javnega zavoda kot so sprememba zakonodaje ali uvedba novega zakona, ki pomembno vpliva na poslovanje javnega zavoda oziroma zahteva njegovo prilagajanje. Opišejo se tudi drugi vplivi okolja na delovanje javnega zavoda kot so splošne gospodarske razmere, monetarna in fiskalna politika, davčna zakonodaja ipd.
Posebni del poročila vsebuje opisna poročila o izvedbi programov, dejavnosti in projektov javnega zavoda. Poročilo je pripravljeno po organizacijskih enotah oziroma po področjih dela.
V poročilu so naštete tudi nagrade in priznanja, ki jih je javni zavod prejel v poslovnem letu ali so jih prejeli posamezniki povezani z dejavnostjo javnega zavoda.
V letnem poročilu se navedejo tudi kontaktni podatki za posamezno delovno področje oziroma organizacijsko enoto.
Poročilo o doseženih ciljih in rezultatih je del poslovnega poročila javnega zavoda, v katerem poroča o uresničitvi ciljev tekočega leta, določenih v obrazložitvi finančnega načrta ali programa dela, letnega delovnega načrta za tekoče leto. Poročilo se lahko nanaša na primerjavo z načrtom in z preteklim letom.
Poseben poudarek pa mora vodstvo nameniti pojasnilom na področjih, kjer zastavljeni cilji niso bili doseženi, vzrokom in ukrepom za izboljšanje oziroma odpravo teh stanj.
Pri oceni izida poslovanja oceni svojo gospodarnost, učinkovitost in uspešnost.
Poročilo o doseženih ciljih in rezultatih mora vsebovati:
1. Zakonske in druge pravne podlage, ki pojasnjujejo delovno področje javnega zavoda; javni zavod navede ustanovitvene akte, specialne zakone, ki urejajo njegovo delovanje in tudi interne akte.
2. Dolgoročne cilje javnega zavoda, ki izhajajo iz večletnega programa dela in razvoja javnega zavoda in iz dolgoročne strategije javnega zavoda.
3. Letne cilje javnega zavoda, ki so zapisane v letnem programskem in finančnem načrtu javnega zavoda ali v njegovem letnem programu dela. Prve tri točke so med seboj povezane ter se med seboj dopolnjujejo.
4. Oceno uspeha pri doseganju zastavljenih ciljev; Javni zavod mora pripraviti kazalce in kazalnike za merjenje uspeha pri doseganju zastavljenih ciljev. Gre za finančne, količinske in opisne kazalce, ki merijo uspešnost javnega zavoda ne samo na finančnem področju, temveč tudi v odnosu do zunanjega okolja (kupcev oz. uporabnikov storitev) ter merijo tudi uspešnost zaposlenih.
5. Nastanek nedopustnih in nepričakovanih posledic pri izvajanju dejavnosti javnega zavoda. Negativni učinki lahko nastanejo zaradi notranjih in zunanjih vplivov na dejavnost javnega zavoda. V poročilu se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni, da so se negativni učinki omilili ali v kasnejšem poslovanju tudi odpravili.
6. Ocena uspeha pri doseganju zastavljenih ciljev v primerjavi z doseženimi cilji iz preteklih obračunskih obdobij. S primerjavo podatkov tekočega leta s podatki preteklih let se pokažejo trendi razvoja javnega zavoda. S primerjavo podatkov iz preteklih let je možno tudi jasneje predvideti prihodnost oziroma oceniti, ali so dolgoročni in srednjeročni cilji stvarni oziroma dosegljivi.
7. Ocena gospodarnosti in učinkovitosti poslovanja glede na postavljene standarde in normative ter ukrepi za izboljšanje učinkovitosti in kakovosti poslovanja.
8. Pojasnila na področjih, kjer zastavljeni cilji niso bili doseženi. Pojasnila morajo vsebovati seznam ukrepov in terminskih načrtov za doseganje zastavljenih ciljev ter predloge novih ciljev in ukrepov za izboljšanje poslovanja.
9. Oceno delovanja notranjega finančnega nadzora javnega zavoda ter oceno delovanja notranje revizijske službe. Javni zavod mora imeti svojo notranjo revizijsko službo ali pa to nalogo zaupajo zunanjim izvajalcem, ki so pooblaščeni za notranje revidiranje.
10. Oceno učinkov delovanja javnega zavoda na druga področja, predvsem na gospodarstvo, socialo, izobraževanje, kulturo, varstvo okolja, urejanje prostora …
11. Analizo kadrovanja in kadrovsko politiko, zaposlovanje, gibanje celotnega števila zaposlenih, števila zaposlenih po organizacijskih enotah, odsotnost zaposlenih z analizo vzrokov, izobrazbeno in starostno strukturo, fluktuacijo, izobraževanje zaposlenih …
12. Poročilo o novih investicijah po vsebinskih sklopih ter novih investicijah po organizacijskih enotah, stopnji odpisanosti osnovnih sredstev, uspešnosti realizacije posameznih investicijskih projektov ter o vzrokih za odstopanje od zastavljenih ciljev.
Podlaga za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih je finančni načrt in program dela, v katerem so navedeni cilji javnega zavoda. Programski in finančni načrt je podlaga za primerjavo realiziranega poslovanja glede na zastavljene načrte in s tem tudi podlaga za pripravo poročila o doseženih ciljih in rezultatih.
Izjava o notranjem nadzoru javnih financ za leto 2022.
Sestavni del poslovnega poročila neposrednega in posrednega uporabnika državnega ali občinskega proračuna, ZZZS, ZPIZ in javnega sklada je tudi izjava predstojnika o notranjem nadzoru javnih financ. Ostaja enaka kot v letu 2021.V prihodnje se obeta sprememba.
V poslovnem poročilu – splošni del so podana pojasnila o organiziranosti šole, o uspehih učencev in o finančnem poslovanju šole. Poslovno poročilo – posebni del vsebuje poročilo o doseženih ciljih in rezultatih za leto 2022 z vidika izvedenih programov dela, dejavnosti in projektov, doseženih rezultatov pedagoškega področja in raznih projektov. Poročilo o doseženih ciljih in rezultatih izhaja iz ciljev, opredeljenih v letnem programu dela ter podaja poročilo o knjižnični dejavnosti in kadrovski politiki. Poročilo podaja oceno gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti poslovanja in druge sestavine z vidika fizičnih, finančnih in opisnih kazalnikov, opredeljenih v delovnem načrtu. Poslovno poročilo naj bo pregledno, zbir rezultatov in vključuje rezultate dela.
Računovodsko poročilo javnega zavoda za leto 2022
Računovodsko poročilo vsebuje računovodske izkaze ter pojasnila k računovodskim izkazom.
Zakon o računovodstvu predpisuje dva računovodska izkaza in sicer:
- bilanco stanja in
- izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov.
V računovodskem…
