Danes je 29.11.2020

Input:

Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki (Ur. l. RS, št. 118/20)

5.10.2020, , Vir: Verlag Dashöfer

2020.10.1.2 Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki (Ur. l. RS, št. 118/20)

mag. Hedvika Zdovc, arhivska svetnica, Zgodovinski arhiv Celje

1 Uvod

Elektronsko poslovanje je oblika brezpapirnega poslovanja, ki uporabniku omogoča hitro in učinkovito poslovanje. Živimo v dobi množičnega elektronskega poslovanja med različnimi pravnimi osebami, na državnem portalu e-Uprava nudijo državljanom različne storitve s področja javne uprave, za upravljanje z dokumentarnim gradivom se uporabljajo dokumentni sistemi ...

Najbolj razširjene vrste digitalnega gradiva, ki že nastajajo v e-obliki, so besedilni in mešani dokumenti, filmsko in avdiovizualno gradivo, spletne strani, elektronska pošta, podatkovne zbirke, uradne evidence in registri ter prostorski podatki.

Že leta 2001 je bil sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št. 57/2000 in št. 25/04), ki je spremenil Uredbo o upravnem poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 91/01) tako, da je izenačeno papirno in elektronsko poslovanje. Digitalni zapisi so se lahko hranili samo v e-obliki, če je bilo tehnično izvedljivo (ustrezna hramba). Za kategorije gradiva, ki so imele značaj arhivskega gradiva pa je še vedno veljalo določilo, da se mora poleg elektronske hrambe narediti izpis tudi na papir.

Prav zaradi razširjenosti ustvarjanja dokumentarnega gradiva v digitalni obliki in ohranitvi informacij o vsebini in okolju njenega nastanka je bila slovenski javni arhivski službi dodeljena naloga nadzora upravljanja tudi z dokumentarnim gradivom v e-obliki. Za učinkovito e-hrambo morajo biti zagotovljeni najvišji standardi že v življenjskem toku nastajanja gradiva pri ustvarjalcu.

S področja arhivske dejavnosti so smernice za zajem in dolgoročno hrambo gradiva v e-obliki prinesli Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/06, 24/14), Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17) in Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah (Ur. l. RS, št. 118/20), do sprejetja slednjega pa Enotne tehnološke zahteve (ETZ). S tem zakonom in podzakonskimi akti je bila dana pravna osnova za upravljanje z dokumentarnim gradivom v e-obliki, zagotovitev njegove verodostojnosti in dolgoročna hramba gradiva za pravno varnost fizičnih in pravnih oseb ter ohranitev arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika.

Učinkovito upravljanje gradiva v e-obliki pomeni zagotavljanje dostopnosti gradiva, uporabnost vsebine gradiva,