Danes je 24.1.2021

Input:

Premoženjska bilanca javnih zavodov za leto 2020

15.12.2020, , Vir: Verlag Dashöfer

5.5 Premoženjska bilanca javnih zavodov za leto 2020

Gordana Gliha Peter Kocjančič

1. Uvod

Premoženjska bilanca je edini računovodski akt, ki zajema premoženje vseh proračunskih uporabnikov tako na ravni države kot tudi na ravni občin, pri čemer se medsebojne terjatve ali obveznosti med proračunskimi uporabniki izključijo na način, da se pobotajo. Hkrati je edini izkaz, ki ga opredeljuje že Ustava Republike Slovenije. Po vsebini je premoženjska bilanca podobna bilanci stanja, vendar pa za pripravo premoženjske bilance bilanca stanja ne zadošča. Ker se konsolidacija izvaja na bolj podrobnem analitičnem nivoju, je za pripravo premoženjske bilance izhodišče tudi bruto bilanca, poslovne knjige in dodatne analitične evidence. Pravna podlaga za pripravo pa je podana tudi v Zakonu o javnih financah (ZJF), Zakonu o računovodstvu (ZR) in letnem zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije. Premoženjska bilanca je tako pomembne vir podatkov o stanju državnega in občinskega premoženja izkazanim na zadnji dan koledarskega leta, za katerega se pripravlja. Za konsolidacijo podatkov premoženjskih bilanc proračunski uporabniki analitične podatke zagotovijo z vnosom ali avtomatskim uvozom podatkov v pomožne obrazce za izračun:

- Obrazec BB (podatki bilance stanja, bruto bilance in poslovnih knjig),

- Obrazec Partnerji (odprte terjatve in obveznosti do proračunskih uporabnikov državnega in občinskih proračunov),

- Zneski za pobot (zbir podatkov o pobotih)

Roke oddaje premoženjskih bilanc opredeljuje 93. člen Zakona o javnih financah (93. člen ZJF). Postopek oddaje premoženjskih bilanc je avtomatiziran. Oddaja tega izkaza se izvaja preko enotne točke kot to velja za ostale računovodske izkaze, tj. preko spletnega portala AJPES. Navedeno poročanje ureja 65. člen Zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije 20/21. Ker je postopek oddaje avtomatiziran, imajo uporabniki možnost, da se podatki v spletno aplikacijo uvozijo (struktura xml), podpis izkaza pa je digitaliziran s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Avtomatičen uvoz podatkov je priporočljiv zlasti z vidika enostavnosti postopka, časa in preverjanja uvoženih podatkov, v smislu preprečevanja morebitnih napak ročnega vnosa. V premoženjski bilanci se preko pobotov izvaja tudi primerjava medsebojne usklajenosti terjatev in obveznosti. Poleg tega se določene kategorije premoženja dodatno preverjajo s kontrolnimi podatki, pri tem gre za kontrolo stanja denarnih sredstev na podračunih pri UJP, kontrolo vlog pri upravljavcu sredstev sistema EZR države. Obe navedeni kontroli se izvajata avtomatsko. Poleg teh pa se podatki preverjajo tudi z drugimi viri kot so e-dolg, stanje imetnikov državnih vrednostnih papirjev, stroškov plačilnega prometa in podobno.

Da bi zagotovili pravilno konsolidacijo je potrebno odprte terjatve in obveznosti na zadnji dan leta uskladiti oziroma preveriti njihovo izkazano vrednost. V ta namen tudi popisna komisija preverja pravilnost izkazanih zneskov odprtih terjatev ali obveznosti. Čeprav je medsebojno usklajevanje predpisano zgolj enkrat leto, je priporočljivo, da se za namen usklajenosti podatkov v premoženjski bilanci podatki uskladijo na dan 31. 12. 2020. Usklajevanje poteka preko obrazcev izpisa odprtih postavk oziroma IOP. Zavedati se je potrebno, da potrditev IOP obrazca pomeni, da se enako stanje odraža tudi v poslovnih knjigah. Zato je zelo pomembno, da stanje odprtih terjatev ali obveznosti preverja računovodska služba in ne finančna služba. Zgolj računovodja lahko preveri ali se izkazano stanje na IOP obrazcu resnično odraža tudi v poslovnih knjigah in na pravilnih skupinah kontov. Navajanje kontov na IOP obrazcu sicer ni predpisano, je pa zaželeno, saj s tem nasprotni stranki pokažemo način obravnave izkazanega poslovnega dogodka. Poleg tega je zaradi pravilnega vpisa partnerja v obrazec Partnerji smiselno, da se ažurira šifrant poslovnih partnerjev, pri čemer se osvežitev izvede s primerjavo z registrom proračunskih uporabnikov. Ta register je dostopen preko spletnega portala UJP.

Zavezanci za oddajo premoženjske bilance so vsi proračunski uporabniki, ki so na dan 31.12.2020 vpisani v register proračunskih uporabnikov. Za skupne občinske uprave predloži premoženjsko bilanco občina, v kateri ima skupna občinska uprava sedež. Podatki za skupno občinsko upravo so zajeti v okviru premoženjske bilance sedežne občine. Poleg tega velja, da se za upravne enote predloži le zbirna premoženjska bilanca neposrednega uporabnika proračuna. Zavezanec za oddajo premoženjske bilance je tudi proračunski uporabnik, ki nima nobenega premoženja oziroma v letu 2020 ni imel nobenega poslovnega dogodka, v tem primeru odda premoženjsko bilanco vendar z ničelnimi zneski. Premoženjsko bilanco mora oddati tudi proračunski uporabnik v likvidaciji, saj dokler je vpisan v register proračunskih uporabnikov je zavezanec za oddajo poročila.

2. Napotki

Osnovne podatke za pripravo premoženjske bilance pridobimo iz bilance stanja in iz poslovnih knjig. Za sam postopek medsebojnega pobota je namreč zelo pomembno, da se izhaja iz podatkov bruto bilance, ki vključuje tudi analitične podatke. Za pripravo premoženjske bilance je zato potrebno znanje s področja računovodstva, poznati je potrebno knjiženja poslovnih dogodkov, in sicer Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Uradni list RS, št. 112/09, 58/10, 104/10, 104/11, 97/12, 108/13, 94/14, 100/15, 84/16, 75/17, 82/18 in 79/19), v nadaljevanju Pravilnik EKN), Pravilnik o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava (Uradni list RS, št. 134/03, 34/04, 13/05, 114/06 – ZUE, 138/06, 120/07, 112/09, 58/10, 97/12, 100/15, 75/17 in 82/18), Pravilnik o pripravi konsolidirane premoženjske bilance države in občin (Pravilnik o pripravi konsolidirane premoženjske bilance države in občin (Uradni list RS, št. 106/13 in 94/14) ter Pravilnik o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Uradni list RS, št. 115/02, 21/03, 134/03, 126/04, 120/07, 124/08, 58/10, 60/10 – popr., 104/10, 104/11, 86/16 in 80/19).

Bistvo razumevanja premoženjske bilance je predvsem v tri nivojski konsolidaciji. Vse vmesne faze so delne, vendar nujno potrebne kot vmesne faze, da se pride do končnega rezultata – konsolidirane premoženjske bilance države in občin.

V premoženjskih bilancah posrednih in neposrednih uporabnikov občinskega proračuna, ožjih delov občin in občine se ločeno izkažejo terjatve in obveznosti do državnega proračuna, posrednih in neposrednih uporabnikov državnega proračuna, ZZZS in ZPIZ ter do posrednih in neposrednih uporabnikov drugih občinskih proračunov, ožjih delov drugih lokalnih skupnosti oziroma občin in drugih občinskih proračunov. V premoženjskih bilancah posrednih in neposrednih uporabnikov državnega proračuna, ZZZS, ZPIZ ter države se ločeno izkažejo terjatve in obveznosti do proračunov občin, posrednih in neposrednih uporabnikov občinskih proračunov ter ožjih delov občin. Pri tem velja, da se ožji deli lokalnih skupnosti oziroma občin štejejo med neposredne uporabnike občinskih proračunov.

Pred pripravo premoženjske bilance je potrebno preveriti ali se pri vodenju poslovnih knjig upoštevajo določbe Pravilnika EKN.

Pravilnik EKN glede priprave podatkov za premoženjsko bilanco definira na dva načina. Pri dolgoročnih terjatvah in obveznostih za potrebe premoženjske bilance niso odprte ločene skupine kontov za potrebe premoženjske bilance. Pravilnik EKN znotraj vsake posamezne skupine kontov namreč določa, da je potrebno pri dolgoročnih terjatvah do uporabnikov enotnega kontnega načrta, za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine, le te kategorije izkazati ločeno. To pomeni:

- Na kontih skupine 06 se izkazujejo naložbe v delnice in druge dolgoročne finančne naložbe, naložbe v plemenite kovine, drage kamne, umetniška dela in podobno. Delnice in druge dolgoročne finančne naložbe se razčlenjujejo na tiste v državi in tiste v tujini. V tej skupini se izkazujejo tudi naložbe v namensko premoženje tistih javnih skladov ter drugih pravnih oseb javnega prava, ki imajo v skladu z določbami zakonov, ki urejajo področje in delovanje teh oseb, to premoženje v svoji lasti. Posebej se izkazuje oslabitev (s popravkom vrednosti) teh naložb. Znotraj skupine kontov 06 je potrebno zagotoviti ločeno izkazovanje naložb v namensko premoženje javnih skladov ter drugih pravnih oseb javnega prava, za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine.

- Na kontih skupine 07 se izkazujejo dolgoročna posojila v državi in v tujino, dana na podlagi posojilnih pogodb, z odkupom domačih in tujih vrednostnih papirjev ter druga dolgoročno dana posojila in dolgoročno dani depoziti. Med dolgoročnimi posojili se izkazuje tudi tisti del posojil, ki zapade v plačilo v tekočem letu. Znotraj skupine kontov 07 je potrebno zagotoviti ločeno izkazovanje dolgoročno danih posojil in depozitov danih uporabnikom enotnega kontnega načrta, za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine.

- Na kontih skupine 08 se izkazujejo dolgoročno dani blagovni krediti, dolgoročne terjatve iz naslova finančnega najema ter druge dolgoročne terjatve iz poslovanja do pravnih in fizičnih oseb v državi in v tujini. Med dolgoročnimi terjatvami se izkazuje tudi tisti del terjatev, ki zapade v plačilo v tekočem letu. Znotraj skupine kontov 08 je prav tako potrebno zagotoviti dolgoročnih terjatev iz poslovanja do uporabnikov enotnega kontnega načrta, za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine.

- Na kontih skupine 09 se izkazujejo terjatve za sredstva, ki jih je drugi uporabnik enotnega kontnega načrta dal v upravljanje. Terjatve za sredstva dana v upravljanje uporabnikom enotnega kontnega načrta, za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine, se izkazujejo ločeno. To pomeni, da je tudi znotraj skupine kontov 09 potrebno zagotoviti takšno analitično evidenco, da se bodo te terjatve lahko vključile v pobot. Pri kontih skupine 09 velja še opozorilo, da to skupino kontov lahko upravlja zgolj neposredni uporabnik proračuna države in občine. Na kontih skupine 09 se torej ne sme izkazovati sredstva dana v upravljanje drugim kot so razna društva ali podjetja. Računovodski standardi namreč kategorije premoženja v upravljanju ne poznajo več, zato umestitev teh dogodkov na konte 09 ni ustrezna. V teh primerih mora proračunski uporabnik premoženje prenesti v svoje poslovne knjige oziroma urediti najemno razmerje z uporabnikom. Zaradi navedenega bo v premoženjski bilanci za leto 2020 potrebno na kontih skupine 093x ali 093y dodati obrazložitev, v primeru vnosa zneskov.

Na strani kratkoročnih terjatev in obveznosti, pa Pravilnik EKN določa ločene skupine kontov za kratkoročne terjatve ali kratkoročne obveznosti do proračunskih uporabnikov. Pri tem gre za skupini kontov 14 in 24.

17. člen Pravilnika EKN določa, da se na kontih skupine 14 se izkazujejo vse kratkoročne terjatve do uporabnikov enotnega kontnega načrta za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine, ne glede na podlago nastanka terjatev, razen terjatev iz naslova vračil preveč plačanih dajatev. Na kontih te skupine se zagotavlja analitično evidentiranje terjatev do kupcev, danih predujmov in varščin, finančnih naložb, terjatev iz financiranja in drugih kratkoročnih terjatev, če se le te nanašajo na uporabnike enotnega kontnega načrta. Uporabniki enotnega kontnega načrta obravnavajo zneske terjatev in finančnih naložb v skladu s tem pravilnikom, kot je določeno za ostale vrste kratkoročnih terjatev in finančnih naložb. Pri tem ponovno poudarjamo, da se skupina kontov 14 uporablja tako za proračunske kot tudi neproračunske terjatve, zato je zmotno razmišljanje, da v primeru, ko gre za lastno dejavnost se konti skupine 14 ne uporabljajo. V primeru, ko se terjatve nanašajo na davčne obveznosti pa 17. člen Pravilnika EKN določa, da se v teh primerih ne uporablja konto skupine 14 temveč konto skupine 17. V ta sklop sodijo npr. terjatve za DDV, refundacije boleznin, invalidnin in podobno.

Primer: osnovne šole morajo pri evidentiranju terjatev do drugih OŠ, vrtcev in ministrstva uporabiti konto skupine 14 in ne 12, primer terjatev za sredstva plač zaposlenih.

Upoštevati je potrebno, da se skupina kontov 14 uporablja za vse primere terjatev do proračunskih uporabnikov razen terjatev iz naslova obveznih dajatev. To pomeni, da se na tej skupini kontov ne izkazuje zgolj poraba, ki je vezana na javno službo, temveč se na kontih skupine 14 izkazuje tudi terjatve, ki niso vezane na javno službo (npr. OŠ ima terjatev iz naslova prodaje obrokov kosil do druge OŠ, ki nima svoje kuhinje).

Na skupinah kontov 14 se kot primer zagotavlja analitično evidentiranje terjatev do proračunskih uporabnikov kot so Zavod za šport Planica, Šola za ravnatelje, Uprava RS za javna plačila, Cankarjev dom, ...).

Nadalje 27 člen Pravilnika EKN določa, da se na kontih skupine 24 izkazujejo vse kratkoročne obveznosti do uporabnikov enotnega kontnega načrta za katere se sestavlja premoženjska bilanca države oziroma občine ne glede na podlago nastanka obveznosti, razen obveznosti za obračunane dajatve. Na kontih te skupine se zagotavlja analitično evidentiranje obveznosti za prejete predujme in varščine, obveznosti do dobaviteljev, druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja, kratkoročno prejeta posojila, obveznosti iz financiranja, če se le te nanašajo na razmerja med uporabniki enotnega kontnega načrta. Drugi uporabniki enotnega kontnega načrta obravnavajo zneske obveznosti v skladu s tem pravilnikom, kot je določeno za ostale vrste kratkoročnih obveznosti. Pri tem ponovno poudarjamo, da se skupina kontov 24 uporablja tako za proračunske kot tudi neproračunske obveznosti, zato je zmotno razmišljanje, da v primeru, ko gre za lastno dejavnost, se konti skupine 24 ne uporabljajo. V primeru, ko se obveznosti nanašajo na davčne obveznosti pa 27. člen Pravilnika EKN določa, da se v teh primerih ne uporablja konto skupine 24 temveč konto skupine 23. V ta sklop sodijo npr. obveznost za NUSZ, razne globe, kazni, DDV, ...

Primer: če ima OŠ ali vrtec obveznost do Cankarjevega doma (za ogled predstave), se ta obveznost izkaže na kontih 24 in ne na kontih skupine 22.

V obrazec Osnovni podatki je potrebno vnesti osnovne identifikacijske podatke posameznega proračunskega uporabnika. Za namen nadaljnje medsebojne komunikacije je zaželeno, da se v polje namenjeno elektronskemu naslovu vnese elektronski naslov računovodje oziroma osebe, ki je pripravljala podatke premoženjske bilance. V tem delu bo pri oddaji premoženjske bilance za leto 2020 aplikacija dopolnjena na način, da bodo osnovi podatki podobni podatkom letnih poročil. To pomeni, da bo potrebno navesti ime odgovorne osebe ločeno od osebe, ki pripravlja podatke. Enako velja tudi za vnos elektronskih naslovov, kjer bo potrebno vpisati elektronski naslov računovodje in uradni elektronski naslov zavezanca. Navedena dopolnitev izhaja iz dejstva, da se v primeru, ko poslovne knjige vodi zunanji računovodski servis, ta lahko spremeni, zato končno obveščanje o neusklajenih pobotih pride na napačen elektronski naslov.

- Na skupinah kontov 24 se zagotavlja analitično evidentiranje obveznosti kot so Ministrstvo za izobraževanje, različne knjižnice, muzeji, občine, vrtci, ...

Obrazec BB prestavlja razčlenjene podatke bruto bilance. Ta obrazec je podoben obrazcu bilance stanja, vendar pa je potrebno opozoriti, da so med njima razlike, ki jih prikazuje spodnja preglednica. Na te razlike se ponovno posebej opozarja, saj zaradi nerazumevanja prihaja do odstopanj v pobotu.

RAZLIKE MED BILANCO STANJA IN PB (Obrazec BB) 
 Bilanca stanja PB (Obrazec BB) 
1  Dolgoročne terjatve ali obveznosti, ki zapadejo v plačilo v naslednje leto, se prenašajo na konte kratkoročnih terjatev ali obveznosti (primer: stanje na kontu 96, ki zapade v plačilo v naslednjem letu se v bilanci stanja prikaže na kontih skupine 25)  Dolgoročne obveznosti in dolgoročne terjatve se za potrebe priprave premoženjske bilance ne prenašajo na kratkoročne obveznosti oziroma na kratkoročne terjatve (primer: stanje na kontih skupine 96 se ne prenaša na konte 25)  
  Zaradi enakega razloga lahko prihaja tudi do razlik pri primerjavi podatkov e-dolga in premoženjske bilance.  
  Ugotavljamo tudi, da proračunski uporabniki pri evidencah dolgoročnih terjatev ali obveznosti ne razmejujejo obresti. Javni zavodi vodijo poslovne knjige na podlagi nastanka poslovnega dogodka, kar pomeni, da morajo morebitne obresti iz poslovnega razmerja razmejevati mesečno in jih mesečno vključevati med odhodke. Pogosto ugotavljamo, da je ta evidenca pomanjkljiva, zato prihaja do napak v pobotu.  
  7. člen Pravilnika PB namreč določa:  
  Dolgoročne obveznosti in dolgoročne terjatve se za potrebe priprave premoženjske bilance ne prenašajo na kratkoročne obveznosti oziroma na kratkoročne terjatve.  
  Zaradi enakega razloga lahko prihaja tudi do razlik pri primerjavi podatkov e-dolga in premoženjske bilance.  
2  Denarna sredstva na podračunih se izkažejo na kontih skupine 11.  Denarna sredstva na podračunih EZR izkažejo kot terjatev do upravljavca sredstev sistema EZR, na kontih skupine 14d.  
  Če proračunski uporabnik konec leta izkazuje na kontih skupine 11 prehodne konte, predlagamo, da jih konec leta »prečisti« oziroma uredi na način, da stanja na prehodnih kontih konec leta ni.  
  V primeru, da gre za denar na poti, se ta kategorija ne vključuje na konte skupine 11 temveč se kategorija denarja na poti umešča na konte skupine 10. Enako velja tudi za čeke ali takoj vnočljive vrednostnice.  
  Praviloma proračunski uporabniki v premoženjski bilanci nimajo izkazanih postavk na kontih skupine 11, če pa jih izkažejo, morajo vpisati obrazložitev. Iz obrazložitve bo nadzornik preveril ali je poročanje ustrezno.  
  6. člen Pravilnika PB namreč določa:  
  V premoženjskih bilancah subjektov, vključenih v sistem EZR, se denarna sredstva na podračunih EZR izkažejo kot terjatev do upravljavca sredstev sistema EZR.  
  Gre za posebnost v konsolidaciji, ki jo določa tudi prvi odstavek 69. člena Pravilnika o poslovanju sistema enotnega zakladniškega računa države oziroma občine (Uradni list RS, št. 76/20 in 82/20 – popr.), ki pravi: Denarna sredstva imetnikov podračunov evidentira upravljavec sredstev sistema EZR v svojih poslovnih knjigah in poročilih, namenjenih konsolidaciji, kot denarna sredstva na računih – na ločenih podkontih glede na podkonto denarnih sredstev zakladniškega podračuna – in kot obveznost do imetnikov podračunov, ki se obrestuje. Imetniki podračunov evidentirajo ta denarna sredstva v svojih poslovnih knjigah kot denarna sredstva na računih, v poročilih, namenjenih konsolidaciji, pa jih izkazujejo kot terjatev do upravljavca sredstev sistema EZR  
3  Vnosi podatkov v bilanco stanja niso vezani na druge baze podatkov (tj. za primer kontrol)  Vnosni podatki se kontrolirajo z drugimi bazami podatkov (npr. stanje na podračunih, kontrola vlog pri upravljavcu sredstev sistema EZR države, e-dolg občin, kontrola kvot zaposlovanja invalidov, kontrola stroškov plačilnega prometa, ...)  
  Podatki o stanju dolga morajo biti usklajeni s podatki o e-dolgu. Javni zavodi naj zato preverijo ali so o svojem zadolževanju poročali občini.  
  Podatki o stanju na podračunih UJP morajo biti enaki kot jih na dan 31.12.2020 izkazuje UJP, kjer so na zadnji dan koledarskega leta objavljeni IOP obrazci. Posebno opozorilo velja za preračun stanj v tujih valutah, kjer morajo proračunski uporabniki ta stanja prevrednotiti z referenčnim tečajem ECB, ki velja na dan 31.12.2020 (pozor, gre za tečajnico, ki se objavi ob 16.15 uri na dan 31.12.2020 – v jutranjem plačilnem prometu bo veljal drug tečaj)  
  Kontrola oziroma primerjava medsebojne usklajenosti podatkov (obrazec Neusklajeni zneski)  
  Pozor: aplikacija bo od vnašalca zahtevala predhodno potrditev ali so bile neusklajene kategorije prehodnega leta pregledane. V primeru, da vnašalec na to vprašanje ne bo odgovoril, oddaja premoženjske bilance ne bo možna.  
  Javni zavodi naj pred pripravo podatkov preverijo lanskoletna odstopanja v pobotih, v izogib ponavljanju isto vrstnih napak (npr. napaka v šifri partnerja, napaka v izkazovanju, ...). Namen je, da se neusklajenosti preverijo in odpravijo na način, da se pri naslednjem poročanju ne ponovijo več.  
4  Ni izračuna sprememb premoženja  Izveden izračun sprememb premoženja, ki zahteva obrazložitev sprememb. Pri izračunu in pojasnilih za opis sprememb premoženja si proračunski uporabniki lahko pomagajo z obrazcem Zneski za pobot, kjer so razvidni nivoji pobota. Poleg tega si kontrole zneskov pobota lahko izvedejo na podlagi opisne metodologije pobota.  
  Potrebno spremljati razloge za spremembo premoženja, kjer se v obrazložitev navedejo konkretni primeri (npr. sanacija fasade šole, zamenjava oken, nakup računalniške opreme, izgradnja telovadnice, prizidka, ...)  
  Pri tem je pomembno, da obrazložitve niso zgolj opisi posameznih AOP ali opis naziva skupine konta, temveč, da se dejansko pojasnijo konkretni primeri.  
  V primeru neustrezne obrazložitve bo nadzornik premoženjsko bilanco vrnil zavezancu v dopolnitev.  
  Pri tem še opozorilo, da se vnesene obrazložitve prenašajo tudi v skupno premoženjsko bilanco občine ali države, zato vas k dopolnitvi obrazložitev lahko pozove tudi nadzornik občine. Obrazložitve zato niso same sebi namen, temveč so namenjene širšemu pojasnjevanju sprememb strukture premoženja. Uporabniki teh podatkov pa so tudi zunanje institucije kot so Banka Slovenije, Statistični urad, ...  
5  Vnos podatkov je zaokrožen  Vnos podatkov NI zaokrožen (vnos je v centih)  
  Podatki se vnašajo v dejanskih zneskih kot jih izkazujejo poslovne knjige.  
6  Pred oddajo podatkov nadzornik ne preverja  Podatki se pred oddajo preverijo s strani nadzornika, ki ima možnost, da odloči, da so potrebne dopolnitve  
  V primeru občine je to nadzornik občine.  
7  Ni pregleda podatkov pobota  V obrazcu Zneski za pobot je izveden izračun pobota oziroma znesek izključenih terjatev ali obveznosti po nivojih pobota. S tem pregledom si lahko zavezanec pomaga pri obrazložitvah sprememb.  
  Gre za prikaz nivojev pobota, in sicer znotraj proračuna občine, sredstev v upravljanju in z drugimi proračuni.  
8  Obrazložitve vnosov pri posameznih skupinah kontov niso potrebni  Pri določenih skupinah kontov je potrebno dodati obrazložitve (z namenom, da se preverja pravilnost vnosa, npr. konto skupine 93, 093x, 093y Posebne kontrole so tudi v primeru, če zavezanec izkazuje sam do sebe terjatev ali obveznost, ker bo aplikacija pričakovala nasprotno obveznost oziroma terjatev.  
  Pri kontih skupine 18 in 28 velja, da jih na dan 31.12.2020 proračunski uporabniki, ki vodijo poslovne knjige na podlagi nastanka poslovnega dogodka ne morejo imeti. To skupino kontov sicer lahko uporabljajo za evidenčno izkazovanje odhodkov/ izdatkov/ prihodkov/ prejemkov, vendar pa je na zadnji dan leta zaradi zaključevanja poslovnih dogodkov pri teh uporabnikih enako nič.  
  Glede konta skupine 93 velja določilo v 18. členu Zakona o računovodstvu, ki namreč določa: Pravne osebe, ki se financirajo iz sredstev javnih financ, ne smejo vzpostavljati dolgoročnih rezervacij z vnaprejšnjim vračunavanjem stroškov ali odhodkov oziroma z dolgoročnim razmejevanjem prihodkov v breme sredstev javnih financ  

Podlaga za sestavo premoženjskih bilanc so ne le podatki bilance stanja, temveč tudi analitični podatki poslovnih knjig. Hkrati je potrebno pred pripravo obvezno preveriti neusklajenosti preteklega leta ter za potrebe pobota zagotoviti ločeno izkazovanje stanj na kontih, ki jih za ta namen opredeljuje Pravilnik o enotnem kontnem načrtu (tj. vnos analitičnih podatkov v obrazec Partnerji).

Zavezanci za pripravo premoženjske bilance so tisti zavezanci po Zakonu o računovodstvu, ki vodijo poslovne knjige na podlagi enotnega kontnega načrta, ki je predpisan s pravilnikom o EKN. Na podlagi navedenega so zavezanci proračunski uporabniki vpisani v register proračunskih uporabnikov, ki ga vodi UJP: Hkrati velja pravilo, da morajo biti zavezanci navedeni tudi v Pravilniku o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov (2247/2003 Ur.l.RS) oziroma v register proračunskih uporabnikov, ki ga vodi Uprava RS za javna plačila (v nadaljevanju UJP). Šifra PU je zelo pomemben podatek, zato je priporočljivo, da se šifranti partnerjev, ki so PU, dopolnijo s šifro PU. Vnos podatkov po partnerjih je možen preko šifre PU, davčne številke, matične številke ali naziva PU, in sicer na način, da se v vnosno polje izpolni katerikoli od navedenih podatkov.

Primeri nekaterih šifer PU, ki jih šole največkrat uporabljajo:

Šifra PU  Naziv  
33308  MINISTRSTVO ZA IZOBRAŽEVANJE, ZNANOST IN ŠPORT  
69639  CENTER REPUBLIKE SLOVENIJE ZA MOBILNOST IN evropske programe izobraževanja in usposabljanja  
16187  MINISTRSTVO ZA FINANCE UPRAVA REPUBLIKE SLOVENIJE ZA JAVNA PLAČILA  
38032  ŽIVALSKI VRT LJUBLJANA ŽIVALSKI VRT LJUBLJANA  
27758  NACIONALNI INŠTITUT ZA JAVNO ZDRAVJE  
34690  INSTITUT INFORMACIJSKIH ZNANOSTI  
71595  ŠOLA ZA RAVNATELJE  
31305  MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO  
16187  UPRAVA REPUBLIKE SLOVENIJE ZA JAVNA PLAČILA  

Primer: če je krajevna skupnost občine samostojna prava oseba in zato vpisana v register proračunskih uporabnikov, ki ga vodi UJP, nastopa kot zavezanec za oddajo samostojne premoženjske bilance.

Tudi če krajevna skupnost skladno z 8. členom Odredbe o vzpostavitvi sistemov enotnega zakladniškega računa deluje prek skupnega podračuna občinskega proračuna, to ne predstavlja razloga, da takšna krajevna skupnost ne bi oddala samostojne premoženjske bilance. Izjema za oddajo premoženjske bilance so skupne občinske uprave, ki premoženjsko bilanco oddajo znotraj sedežne občine.

Zmotno pa je razmišljanje, da lahko PU identificiramo s šifro standardne klasifikacije sektorjev, saj niso vsi proračunski uporabniki uvrščeni v sektor S.13, temveč nekateri sodijo tudi v sektor S.11 (primer: dijaški domovi, domovi upokojencev) ali sektor S.12 (javna agencija za zavarovalni nadzor, javna agencija za trg vrednostnih papirjev). Prav tako se v premoženjsko bilanco ne vključuje tistih subjektov, ki sicer sodijo v sektor S.13, vendar ti niso uvrščeni v seznam oziroma register proračunskih uporabnikov (npr. Združenje občin, Skupnost občin, Skupnost višjih strokovnih šol Republike Slovenije, Zveza slovenskih glasbenih šol, Skupnost muzejev Slovenije, …).

Stroški plačilnega prometa

Javni zavodi so za svoj podračun za stroške plačilnega prometa pri UJP podpisali posebno izjavo, na podlagi katere so podali