Danes je 15.11.2019
Input:

Primeri knjiženj popisnih razlik za določene uporabnike EKN

25.10.2019, , Vir: Verlag Dashöfer

5.2.5 Primeri knjiženj popisnih razlik za določene uporabnike EKN

Fenja Borštnar

Bliža se konec leta in s tem popis oziroma inventura sredstev in obveznosti do virov sredstev. Ker se v praksi vsako leto pojavljajo vprašanja glede popisnih razlik in knjiženja le teh, v nadaljevanju predstavljam knjiženje nekaterih primerov popisnih razlik pri določenih uporabnikih EKN.

Določeni uporabniki EKN so javni zavodi, javne agencije in druge osebe javnega prava, ki niso neposredni proračunski uporabniki.

Zakon o računovodstvu (ZR) določa, da določeni uporabniki EKN konec leta opravijo popis sredstev in obveznosti, praviloma po stanju na dan 31. decembra.

Skladno z ZR lahko z aktom (sklepom) sklenejo, da ne bodo vsako leto popisovali knjig, filmov, fotografij, arhivskega gradiva, kulturnih spomenikov, predmetov muzejske vrednosti, likovnih umetnin in predmetov, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let.

Določeni uporabniki v aktu o popisu določijo čas in način izvedbe popisa. Izdelajo načrt za popis, imenujejo popisne komisije, pripravijo sredstva za popis, izvedejo popis, ugotovijo popisne razlike, vzroke zanje, predlagajo spremembe ter na koncu sestavijo zapisnik oziroma poročilo o opravljenem popisu.

Popisna komisija razčisti tudi vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem ter ponudi odgovornemu organu predloge za odpravo razlik. Na podlagi vseh podatkov se odgovorni organ odloči, ali bo za ugotovljeni primanjkljaj obremenil odgovorno osebo ali ne.

Odgovorni organ obravnava poročilo o popisu ob navzočnosti popisne komisije in vodje knjigovodstva ter odloči o načinu knjiženja in likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti ter o drugih knjiženjih, povezanih z ugotovitvami popisne komisije.

Poročilo o opravljenem popisu skupaj z odločbami in sklepi odgovornega organa se pošlje knjigovodski službi, da knjiži razlike in uskladi knjigovodsko stanje z dejanskim. Določeni uporabnik mora v aktu določiti do kdaj je treba poročilo in popisne liste oddati knjigovodski službi. S predpisi namreč ni določen datum, do katerega mora knjigovodska služba prejeti popisno poročilo.

Na podlagi predloženega poročila se v poslovne knjige knjižijo razlike ugotovljene s popisom. Uskladijo se stanja sredstev in obveznosti do virov sredstev v knjigovodstvu z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom. To usklajevanje se opravi po stanju na dan popisa (31.12.).

1. Ugotavljanje napak

Ko določeni uporabnik ugotovi, da knjigovodsko stanje ne ustreza dejanskemu, naj najprej preveri transakcije, ki so vodile do te ugotovitve, in šele nato knjiži presežke in primanjkljaje. To delo opravi računovodstvo. Smiselno je, da računovodstvo preveri stanje sredstev in obveznosti še preden komisija začne popis. Kajti popisne razlike so lahko tudi posledica računovodskih napak v preteklih letih.

Ob popisu je bilo ugotovljeno, da zaposleni uporablja prenosni računalnik, ki ni evidentiran v registru osnovnih sredstev. Kaj storiti?

Odvisno od tega kaj je bilo v preteklosti storjeno v zvezi s to transakcijo.

1. Za ta prenosni računalnik je bil v preteklem letu ugotovljen primanjkljaj (in ustrezno evidentiran)

V tem primeru prenosni računalnik vpiše v register osnovnih sredstev z vrednostjo nič. S tem se zagotovi evidenca osnovnih sredstev, ki so v uporabi.

2. Prenosnik je bil prejet v uporabo od tretje osebe

To je sredstvo, ki je v lasti tretje osebe. V tem primeru se zagotovi zunajbilančno evidenco sredstva, ki ga ima določeni uporabnik v uporabi. V skladu z dogovorom z lastnikom tega sredstva, opravi popis ali omogoči popis lastnikovi popisni komisiji.

3. Prenosnik je prejet v last, zanj ni bilo plačila (ne v denarju ne v naravi) – gre za donacijo

V tem primeru brezplačno sredstvo evidentira, ob tem potrebuje ustrezen dokument, da je bilo sredstvo dano v last (ali uporabo) brez plačila. Sredstvo tudi vpiše v register osnovnih sredstev.