Danes je 2.12.2022

Input:

Ugodnosti zaposlenih (nezgodno zavarovanje, popusti, nadstandardni zdravniški pregledi, darila, vozila, stanovanja)

28.9.2022, , Vir: Verlag Dashöfer

Vsebino celotne on-line klepetalnice v pdf obliki si lahko naložite tukaj.

Strokovnjaka: Darko Bohte – Davčni vidik, Strokovni kolektiv Odvetniške pisarne Bohl – Pravni vidik

Ali lahko kopirate osebne dokumente delavcev in strank oz. druge dokumente (npr. bančne kartice)?

PRAVNI VIDIK:

Kopiranje osebnih dokumentov je urejeno v posebnih zakonih, in sicer v 4. členu ZOIzk-1 in 4.a členu ZPLD-1. Za osebno izkaznico je v omenjeni določbi med drugim določeno, da jih smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon. Nadalje je določeno, da lahko osebno izkaznico poleg njenega imetnika kopirajo notarji, finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. Poleg tega pa je osebno izkaznico za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Zakon tudi določa, da je ob kopiranju osebne izkaznice treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene ter da je prepovedano nadaljnje kopiranje kopije.

Zelo podobna določba je glede kopiranja potnega lista vsebovana v ZPLD-1, ki za kopijo potnega lista še izrecno določa, da jo je prepovedano hraniti v elektronski obliki. Na tej točki velja opozoriti tudi na določila ZPPDFT-1, po katerem lahko ne glede na določbe drugih zakonov,  kreditne in finančne institucije kopije uradnih osebnih dokumentov, ki so jih pridobile v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah ZPPDFT-1, hranijo v elektronski obliki, če je zagotovljeno njihovo varovanje z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Tako osebno izkaznico, kot potni list je torej dopustno kopirati, vendar zgolj v zgoraj navedenih primerih, in pod v predpisih določenimi pogoji. Hkrati opozarjamo, da kadar gre za osebne dokumente delavcev, kopiranje omenjenih dokumentov sploh ni potrebno, saj se potrebne podatke (npr. za pripravo pogodbe o zaposlitvi) da pridobiti tudi drugače, npr. z vpogledom (v skladu z omenjenima določbama in tudi 18. členom ZVOP-1). In da tudi, če bi delavec npr. sam privolil v kopiranje oz. sam prinesel kopijo (pri čemer mora biti privolitev vedno podana v skladu z določbami GDPR, gre namreč za osebne podatke), bi jo delodajalec takoj po izpolnitvi namena, za katerega jo je pridobil, moral uničiti, saj ne bi imel več pravne podlage za njeno hrambo (v skladu z načelom omejitve shranjevanja iz točke e) prvega odstavka 5. člena GDPR).

Drugače je pri drugih dokumentih (npr. bančna kartica), katerih fotokopiranje ne urejajo zakoni. V tem primeru je dopustno kopiranje, če se delavec oz. njen imetnik strinja s tem. Če se ne strinja, pa mora delodajalcu zadostovati, da dostavi podatek o svojem osebnem bančnem računu (na katerega mu bo delodajalec izplačeval plačo), tudi na drug način.

 

V izjavi o varnosti z oceno tveganja imamo napisano, da mora direktor ob nastopu funkcije opraviti menedžerski pregled. Določena je tudi periodika. Zanima nas, ali je dolžan plačati boniteto. Nekateri